REGULAMIN SESJI POSTEROWEJ

ŚLĄSKIE DEBATY HEMATOLOGICZNE

INFORMACJE OGÓLNE

1. Śląskie Debaty Hematologiczne odbędą się 28.11.2025 roku w siedzibie Wydziału Zdrowia Publicznego, Śląskiego Uniwersytetu Medycznego, 41-902 Bytom, ul. Piekarska 18.
2. Organizatorem Śląskich Debat Hematologicznych jest Business Service GALOP z siedzibą w Katowicach, ul. Ordona 7 lok. XIV.
3. Oficjalny serwis internetowy Śląskich Debat Hematologicznych znajduje się pod adresem: https://hematologia-debaty.pl/

ZASADY ZGŁASZANIA I KWALIFIKACJI PRAC

1. Warunkiem udziału w Sesji Plakatowej jest:

• dokonanie rejestracji i uiszczenie opłaty (100 zł) za udział w Śląskich Debat Hematologicznych, dla studentów udział jest darmowy;
• przesłanie streszczenia pracy do dnia 31.08.2025 r. (prace zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane);
• uzyskanie pozytywnej recenzji przesłanego streszczenia pracy i zakwalifikowanie się do jednej z sesji tematycznych.

2. Zgłaszane prace muszą być pracami oryginalnymi. Praca nie może być uprzednio publikowana ani prezentowana na innych konferencjach naukowych.
3. Autor/autorzy prac ponoszą wyłączną odpowiedzialność za poprawność i oryginalność przesłanego streszczenia i plakatu.
4. Treść plakatu powinna być zgodna z jedną z czterech kategorii tematycznych konferencji (hematologia; diagnostyka laboratoryjna w hematologii; zdrowie publiczne, sesja studencka), zgodnie z którymi nastąpi kwalifikacja do Sesji Plakatowej konferencji. 3 najlepsze streszczenia zostaną zakwalifikowane do 5 minutowej prezentacji ustnej.
5. Streszczenie pracy, w formacie .doc lub .docx, należy przygotować w języku polskim lub angielskim według następujących wytycznych: odstępy 1.15, czcionka: Times New Roman 12.0, marginesy 2 cm (góra, dół, strona prawa i lewa). Tytuł: Times New Roman 12.0, pogrubiony, jedna wolna linia pomiędzy tytułem a autorami i afiliacją (należy dopisać adres e-mail autora prezentującego) oraz jedna wolna linia przed tekstem. Tak przygotowany tekst należy przesłać poprzez formularz zgłoszeniowy.
6. Zgłoszenie pracy musi zawierać następujące informacje:

• tytuł pracy;
• autor/autorzy (należy podać pełne imię i nazwisko autora/autorów);
• e-mail osoby autora korespondencyjnego;
• afiliacja autora/autorów – należy podać pełną oficjalną nazwę instytucji, z której pochodzi Autor i każdy ze Współautorów, miejscowość, kraj;
• określenie kategorii tematycznej zgłaszanej pracy – zgodnie z podanymi kategoriami (hematologia; diagnostyka laboratoryjna w hematologii; zdrowie publiczne, sesja studencka);
• treść streszczenia (z podziałem na wstęp, metodykę, wyniki, wnioski) – w treści streszczenia nie należy umieszczać rycin, wykresów ani zdjęć. Objętość treści nie może przekraczać 2 500 znaków (ze spacjami).

7. Do przesłanego streszczenia należy dołączyć oświadczenie o treści: „Zaświadczam, że prezentowana praca jest samodzielnym opracowaniem jej autora/autorów i nie została wygenerowana przy pomocy AI”.
8. Zgłoszenie streszczenia jest równoznaczne z uzyskaniem zgody na prezentację pracy od wszystkich współautorów i kierownika jednostki, z której praca pochodzi.
9. Prace zostaną ocenione i zakwalifikowane przez Komisję Naukową w składzie wskazanym przez Organizatora. Kryteria oceny obejmować będą następujące kwestie: wartość merytoryczną, oryginalność tematu, prawidłowość zastosowanej metodyki oraz sposób prezentacji zagadnienia.
10. Autorzy, których prace zostaną pozytywnie zrecenzowane przez Komisję Naukową Sesji Plakatowej i zakwalifikowane do prezentacji podczas Śląskich Debat Hematologicznych, zostaną o tym powiadomieni przez organizatorów drogą elektroniczną (e-mailem) do dnia 30.09.2025 r.
11. Spośród nadesłanych streszczeń, trzy najlepsze prace zostaną zakwalifikowane do wystąpienia ustnego.
12. Prace zakwalifikowane do prezentacji należy przesłać do 07.11.2025 r. na adres e-mail wskazany w otrzymanej od Organizatorów wiadomości. Obowiązkiem autora/autorów jest przygotowanie plakatu zgodnie z opisaną w niniejszym Regulaminie specyfikacją techniczną.

EKSPOZYCJA PLAKATÓW

1. Autorzy zakwalifikowanych prac są zobowiązani do przygotowania plakatu w formacie B0, orientacja pionowa.
2. Ekspozycja plakatów naukowych odbywać się będzie przez cały czas trwania Śląskich Debat Hematologicznych.
3. Niestawiennictwo uczestnika (prezentującego plakat) pracy zakwalifikowanej do Sesji Plakatowej skutkuje wycofaniem plakatu z konkursu.
4. Plakaty powinny zostać zawieszone w dniu 28.11.2025 w godzinach 8.30-9.30 oraz zdemontowane po zakończeniu sesji plakatowej.

KONKURS SESJI PLAKATOWEJ

1. Sesja plakatowa odbędzie się w dniu 28.11.2025. o godzinie (godzina zostanie podana w najbliższym czasie).
2. Osoba prezentująca plakat, jak również pozostali obecni autorzy plakatów zobowiązani są, by w czasie Sesji Plakatowej pozostawali cały czas przy swoich posterach tak, aby możliwa była wymiana poglądów i dyskusja, pomiędzy autorami, Komisją Konkursową i uczestnikami konferencji.
3. W trakcie Sesji Plakatowej przeprowadzony zostanie konkurs na najlepsze trzy doniesienia naukowe z każdej z trzech sesji tematycznych w kategorii I, II, III miejsce na podstawie oceny Komisji Konkursowej. Niezależnie, uczestnicy konferencji będą głosować na najlepszą pracę w kategorii: „Nagroda publiczności”.
4. Prace zostaną ocenione przez Komisję Konkursową w składzie wskazanym przez Organizatora.
5. Przyznane nagrody laureaci muszą odebrać osobiście, nie przysługuje im możliwość przeniesienia prawa do przyznanej nagrody na osoby trzecie.
6. Nagrody wręczone zostaną laureatom na zakończenie konferencji.
7. Przyznane nagrody są wydawane zgodnie z postanowieniami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 361).
8. Za wszelkie kwestie związane z realizacją przyznanych nagród oraz przebiegiem Konkursu odpowiada Organizator.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości przekazania przyznanych nagród z przyczyn leżących po stronie laureatów, a w szczególności niespełnienia przez laureatów warunków wydania przyznanych nagród, o których mowa w Regulaminie. W takim przypadku przyznana nagroda główna przepada na rzecz Organizatora.

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Organizator Śląskich Debat Hematologicznych.
2. Wyrażenie zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do pomyślnego przesłania i rejestracji streszczenia oraz późniejszej obsługi recenzji i prezentacji pracy.
3. Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, Państwa odnośnie zasad wykorzystywania Państwa danych.
4. Organizator konferencji przetwarza Państwa dane w następujących celach:

• techniczne i logistyczne umożliwienie złożenia i prezentacji streszczenia;
• nawiązanie kontaktu z osobą składającą streszczenie w sytuacjach związanych z kwalifikacją lub prezentacją pracy wymagających jej aktywności;
• dokonanie recenzji i kwalifikacji streszczenia do odpowiedniej sesji tematycznej w trakcie konferencji;
• korespondencja z osobą składającą streszczenie informująca o statusie streszczenia oraz w przypadku wątpliwości lub prośby o wyjaśnienia recenzentów abstraktów;
• w przypadku zakwalifikowania abstraktu do Sesji Plakatowej w celu umożliwienia prezentacji pracy i jej publikacji w materiałach konferencyjnych (dotyczy imion, nazwisk i afiliacji autorów);
• świadczenie usług pomocy technicznej.

5. Państwa dane przetwarzane będą do zakończenia okresu roszczeń związanych z konferencją lub do cofnięcia przez Państwa zgody na przetwarzanie – jednak nie dłużej niż 7 dni od zakończenia konferencji.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie sprawy nie ujęte w niniejszym Regulaminie rozstrzyga Organizator.
2. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.
3. O każdej zmianie Regulaminu Organizator poinformuje drogą elektroniczną osoby biorące udział w Sesji Plakatowej.